Jeffry Waluyo, Overland-Tandberg Manager
Tips Pencegahan Kehilangan Data

Era digital ini kita sepakat bahwa data menjadi bagian penting dalam setiap aspek kehidupan kita, sehingga kita perlu antisipasi agar data tersebut tidak hilang atau rusak.  Bagaimana mencegah kehilangan data? Pada level pengguna kehilangan data bisa sangat membuat frustasi, ini tentunya tidak mengenakkan. Akan tetapi lebih berbahaya lagi jika terjadi kehilangan pada level perusahaan atau korporasi, karena kehilangan data dalam tahap atau level ini bisa membuat bisnis hancur dan ribuan orang kehilangan pekerjaan, belum lagi ada kemungkinan masalah hukum yang menjadi konsekuensinya.

Karenanya pada artikel kali ini kami akan berusaha menjelaskan tentang beberapa hal yang bisa anda lakukan untuk mencegah terjadinya kehilangan data, atau jika pun terjadi bisa membuat kehilangan tersebut sangat minimal.

Definisi Data Loss

Definisi data loss atau kehilangan data adalah kondisi dimana data yang kita miliki menjadi terkorupsi atau terhapus. Ada beberapa hal yang bisa menyebabkan hal ini terjadi, di antaranya: kerusakan hardware, kerusakan software, atau human error (kesalahan manusia). Dalam kasus kesalahan manusia hal ini bisa dilakukan oleh orang yang berada di dalam organisasi Anda atau orang dari luar organisasi anda, bisa juga dilakukan secara sengaja ataupun tidak sengaja. Satu hal yang perlu dibedakan adalah data lost atau kehilangan data merupakan hal yang berbeda dengan data breach. Yang disebutkan terakhir adalah pengaksesan data secara tidak sah yang biasanya dilakukan oleh seorang hacker, berbeda dengan kondisi data loss. Dalam kondisi penyerangan oleh hacker biasanya data tidak akan rusak, akan tetapi mereka mendapatkan salinan data yang kita miliki. Bagaimana Mencegah Data Loss? Bagaimana cara agar data kita tidak rusak atau hilang, dengan kata lain tidak terjadi data loss? Untuk mendapatkan hal tersebut ada banyak teknologi, produk dan teknik untuk mencegah hal tersebut, untuk mencegah informasi yang sensitif keluar dari organisasi. Terkadang tekniknya terkesan satu sama lain cukup mirip. Langkah pertama yang bisa anda lakukan adalah langkah terbaik, yaitu membuat planning atau rencana yang terukur untuk mencegah dan merestorasi data loss. Jika kita sudah membuat rencana agar database tidak terjadi lalu mengeksekusi rencana tersebut dengan baik dan benar maka kemungkinan terjadinya data loss akan sangat berkurang.

Beberapa hal yang perlu Anda miliki atau Anda lakukan dalam rangkaian proses pencegahan dan atau kehilangan data sebagaimana berikut: Lakukan backup secara reguler. Pertahanan pertama anda dalam mencegah terjadinya adalah dengan menyiapkan back-up yang rutin. Jika anda memiliki data yang krusial untuk bisnis Anda seperti email, spreadsheet, dokumen Microsoft Word, data CRM, atau data apapun yang tersimpan di server Anda maka anda perlu untuk membackup hal-hal secara reguler. Mengenai pentingnya back up pada organisasi anda sudah pernah kami ulas pada artikel yang terbit sebelum ini. Kesimpulannya adalah Setiap perusahaan perlu untuk melakukan proses back up rutin untuk data-data mereka, file dan aplikasi juga. Hari ini berarti saat ada kejadian di mana data menjadi terhapus atau rusak kita dapat dengan mudah melakukan recovery data ke kondisi saat terakhir data di backup. Adapun durasi prosesnya nanti akan sangat bergantung pada jumlah data yang anda miliki. Yang sangat penting bagi sistem backup yang anda lakukan ini harus teruji dan harus dites dahulu, untuk memastikan bahwa sistem pencadangan data ini berjalan sesuai harapan kalau-kalau suatu saat benar-benar diperlukan.

Selalu patch dan update system anda. Patching adalah salah satu hal yang sangat penting dilakukan dalam rangkaian proses pencegahan kehilangan data atau detail loss prevention. Tidak peduli Apakah anda sebuah bisnis yang kecil dengan beberapa komputer saja, apakah anda sebuah perusahaan besar korporasi internasional yang mempunyai ribuan mesin komputer. Patching biasanya diasosiasikan sebagai penambalan lubang keamanan atau dengan kata lain mencegah agar sistem kita seaman mungkin dari serangan hacker, akan tetapi proses ini sebenarnya juga memiliki manfaat lain yaitu menjaga agar sistem kita menjadi sestabil mungkin dan performanya setinggi mungkin. Patching biasanya selain menutup lubang keamanan juga menutup celah-celah yang membuat komputer kita menjadi tidak stabil, yang biasanya menjadi salah satu sumber resiko besar terjadinya crash pada sistem, yang membuat terjadinya kehilangan data perusahaan. Mengupdate sistem kita secara proaktif dan regular adalah sebuah komitmen kecil dan pekerjaan yang sangat ringan jika dibandingkan kan dengan usaha yang harus kita keluarkan dan lakukan saat melakukan recovery data pada sistem akibat tidak pernah dilakukannya patching.

Lakukan upgrade secara berkala. Harus kita sadari bersama bahwa setiap perangkat yang kita gunakan mempunyai usia masa pakai, semua pada akhirnya akan rusak dan binasa. Termasuk juga sistem komputer dan penyimpanan data yang kita miliki, pada akhirnya itu semua akan menjadi usang dan rusak karena masalah umur. Contohnya hampir semua hardware memiliki batas usia, jadi agar organisasi atau perusahaan anda tidak mengalami kerusakan data diakibatkan kerusakan hardware maka anda perlu untuk mengganti komponen dan device yang sudah mulai usang sebelum mereka rusak. Terlebih lagi jika kita berbicara tentang hard disk yang secara default bekerja dengan kecepatan tinggi, maka ini sebaiknya diganti setiap berapa tahun sekali, sebelum kerusakan platter-head-spindle terjadi.

Tidak peduli apakah ukuran organisasi Anda kecil atau besar, Anda perlu mengetahui konfigurasi hardware dan software di organisasi Anda. Anda juga perlu mengetahui Berapa usianya dan kapan alat-alat harus diganti dengan yang baru. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat dengan ketahanan yang kuat dan usia yang lama. Anda bisa mempertimbangkan menggunakan LTO tape dari Overland Tandberg sebagai perangkat penyimpanan Anda yang bisa menyimpan data Anda lebih dari 30 tahun.